Bedrijfsvoering

Wat hebben we in 2021 gerealiseerd?

Vorming één Dienst Bedrijfsvoering (DBV)
In 2021 waren er 4 speerpunten voor de bedrijfsvoering:

• Doorontwikkeling van en versterken integrale sturing op de bedrijfsvoering;
• Intensiveren van het samenspel en de samenwerking, zowel intern als extern;
• Investeren in competenties, vakmanschap en inzetbaarheid van medewerkers;
• Budgetbeheersing door het realiseren van besparingen, waaronder de lopende business cases.

In 2021 is de integraliteit van de bedrijfsvoering verder toegenomen door de vorming van één Dienst Bedrijfsvoering (DBV). In deze dienst zijn de diensten BEC, IDC en de TO I&A ondergebracht.
In 2021 is zowel binnen de DBV, als in relatie met andere diensten, geïnvesteerd in het versterken van het samenspel en de samenwerking. Ook hebben de huidige en toekomstige bedrijfsvoeringsdomeinen gezamenlijk gewerkt aan de versterking van vakmanschap, leiderschap en innovatie. Daarmee is, ondanks corona, de continuïteit van de bedrijfsvoering geborgd. Zo kon de DBV een sterke basis bieden, waardoor ambtenaren hun werk voor de stad en inwoners van Den Haag goed en met plezier konden doen.

Werken en Ontmoeten
De coronacrisis heeft een nieuwe manier van werken gestimuleerd. In 2020 is Werken en Ontmoeten hiervoor opgezet. Met Werken en Ontmoeten zet de organisatie stap voor stap in op flexibiliteit en efficiënt gebruik van de ambtelijke huisvesting. Daarnaast draagt Werken en Ontmoeten bij aan het zijn van een aantrekkelijk werkgever en krijgen medewerkers de mogelijkheid om zowel op kantoor, als thuis en in de stad te werken. Het meer gezamenlijk aanbieden van dienstverlening aan de stad op een toegankelijke, integrale en drempelverlagende manier wordt eveneens gefaciliteerd. In 2021 zijn de eerste resultaten behaald. Zo zijn er gedeelde ontmoetingsruimten gerealiseerd en is door een succesvolle aanbesteding een kantoormeubilair leverancier gevonden die werkt op basis van duurzaamheid en circulariteit. Ook is dit jaar gestart met een pilot voor een werkplekreserveringssysteem. De aanpassing van de organisatie aan hybride werken is in volle gang en de eerste bijbehorende ICT-middelen zijn besteld. Uiteraard is hierbij aandacht geweest voor verbinding houden, leidinggeven op afstand, sociale veiligheid, vitaliteit en het voeren van clientgesprekken.

Informatie & Automatisering
Dit jaar zijn ook flinke stappen gezet in de ontwikkeling van datagedreven werken en het agile werken. Doelen van dit traject: data beter benutten in het werk en tegelijk de leverbetrouwbaarheid vergroten van de directie Informatie & Automatisering. In 2022 gaan we dit breder aanpakken binnen de dienst Bedrijfsvoering.

Digitale innovatie voor maatschappelijke oplossingen nam in 2021 een vlucht. Het Living Lab Scheveningen kreeg dit jaar internationaal erkenning tijdens de Smart City Expo World Congress in Barcelona. Den Haag mocht de World Smart City award in de categorie Energie en Leefomgeving in ontvangst nemen. Living Lab Scheveningen biedt innovaties op het gebied van veiligheid en leefbaarheid.

Informatieveiligheid staat binnen de gemeente hoog op de agenda. In 2021 organiseerde de gemeente meerdere gemeentebrede cyber-security-oefeningen, ook op bestuurlijk niveau. Professionele ethische hackers testen de digitale weerbaarheid van de gemeente continu en dat blijven ze ook in 2022 doen.

In 2021 heeft de gemeente een centrale privacy-organisatie ingericht. Ook is de procedure rondom het melden van datalekken aangepast. Komende jaren wordt dit in de hele gemeente verder verankerd.

Met het Masterplan IT is de ICT-basis in 2021 verder op orde gebracht. Cruciale onderdelen van dit plan: de verhuizing van het datacenter in Haarlem naar Oude Meer en de gunning aan KPN van de ontwikkeling en het beheer van het gemeentelijke netwerk. Zie hiervoor ook 2.16 programma overhead.  
Het programma ligt op koers en wordt in 2023 afgerond.

Verbetering financieel beheer
Er is gewerkt aan het vergroten van de bewustwording voor goede interne beheersing. Er is vanuit een door het College ingezet programma samengewerkt aan zaken als risicomanagement, hoe we vinden dat goede processen er uit moeten zien (AO/IC) en wat we verwachten van een Internal Audit. Daarnaast wordt er gewerkt aan een frauderisicomanagementsysteem en dito analyse.

Vanuit de Internal Audit is een begin gemaakt met het werken met data-analyse en proces mining, waardoor de beoordeling van processen efficiënter plaatsvindt. Ook is intern de toepassing van mandaten veel strakker ingeregeld in de systemen, zodat de kans op misbruik of fouten op dat punt sterk is teruggedrongen.

WOB-verzoeken sneller afhandelen
In 2021 is hard gewerkt aan het beter afhandelen van WOB-verzoeken. Concreet is er nu een gebundelde, gemeentebrede coördinatie op de afhandeling van WOB-verzoeken. Voorheen gebeurde het ‘lakken’ van stukken op diverse manieren. Nu hebben we in de hele gemeente een éénduidige lijn bepaald daarin. Die zorgt ervoor dat de wijze van openbaarmaking steeds eenduidig en correct is en dat het voor de aanvrager beter te begrijpen is waarom tekstdelen wel of niet openbaar worden gemaakt. Middels een multidisciplinaire aanpak is het nu mogelijk om via de gemeentelijke website WOB-verzoeken in te dienen en WOB-besluiten in te zien.

Bezwaarschriften
Een ander actiepunt in 2021 was het tijdig afhandelen van bezwaarschriften. Dit is onder meer gelukt door externe juristen in te huren en door een nieuwe en efficiënte werkwijze in te voeren. Onderdeel van dit laatste is: een betere samenwerking binnen de juridische afdeling en met de diensten die primaire besluiten hebben opgesteld waartegen bezwaar is ingediend. Ook is het ‘bellen bij bezwaar’ geïntensiveerd, waarbij binnen gekomen bezwaarschriften direct worden gescand op de mogelijkheid snel te voorzien in de punten van bezwaar. In 2021 is ook de categorie ‘bezwaartypen’ uitgebreid waarbij de bezwaarmakers ambtelijk kunnen horen.

Nieuw strategisch personeelsbeleid
In 2021 heeft de gemeente een integraal strategisch personeelsbeleid ontwikkeld en vastgesteld. Dit beleid bepaalt de koers voor de ontwikkeling van het werkgeverschap en medewerkerschap van de gemeente. Kern van deze koers: een sterke arbeidsmarktpositie, een organisatie met vakkundige, gezonde en gemotiveerde medewerkers die duurzaam inzetbaar zijn, een organisatie waarin talent de kans krijgt om zich te ontwikkelen en een cultuur waarin medewerkers gezien, gehoord en gewaardeerd worden.

Cao
In 2021 is een nieuwe landelijke cao overeengekomen voor de onderkant van de arbeidsmarkt: ‘CAO aan de slag’. 369 medewerkers van de gemeente vallen onder deze cao. Denk aan nieuw beschut werk, STiP-werknemers en banenafspraakmedewerkers voor wie wij geen regulier werkgever zijn.

Klachtencommissie en bureau Integriteit
Nieuw in 2021: een klachtencommissie ongewenst gedrag, inclusief meldingen van discriminatie. Sinds juli 2021 is er een centraal bureau Integriteit. Dit expertisepunt behandelt meldingen en biedt medewerkers en leidinggevenden ondersteuning. Bureau Integriteit vervult hiermee een belangrijke rol in de ontwikkeling van ethisch leiderschap en een open en veilige cultuur waarin tegenspraak mogelijk is en dilemma’s kunnen worden besproken.