Bedrijfsvoering

De inkoopuitgaven van de gemeente Den Haag die door de inkooporganisatie te beïnvloeden zijn, bedragen circa € 881 mln. Door deze omvang vormt inkoop een belangrijk sturingsinstrument om gemeentelijke maatschappelijke doelen te realiseren. Doelmatigheid en rechtmatigheid van de inkoop staan hierbij voorop.

Inkoop algemeen
In 2021 is onder meer het volgende gedaan en bereikt:

• Er is gewerkt aan de uitvoering van de nieuwe Kadernota Inkoopbeleid Den Haag 2020 (RIS 305067) en het Actieplan Maatschappelijk Verantwoord Inkopen Den Haag 2020 (RIS 305068).
• De communicatie rondom inkoop is versterkt door het inrichten van Werknet en het geven van presentaties en workshops.
• Het gemeentebreed kader voor Contract- en Leveranciersmanagement is opgesteld.
• Het percentage facturen met een inkooporder is verder gestegen van 71,8% in 2020 naar 74,2% in 2021. In 2022 wordt ingezet op verdere verhoging van dit percentage.   
• Het programma Doorontwikkeling Inkoop is in eind 2021 gestart. Het programma zorgt voor de initiatie, voortgang en samenhang tussen verschillende verbetertrajecten.
• Een nieuw gemeentebreed proces aanvraag tot betalen is vastgesteld. Het project voor de implementatie is inmiddels in volle gang. Naar verwachting zal de implementatie in 2022 worden afgerond.
• Het Verbetertraject Contractregistratie met als hoofddoel het verder vullen van het centrale contractenregister is opgesteld en tevens vastgesteld in 2021 waarna implementatie in 2022 plaats zal vinden.
• In 2021 is een plan opgesteld en vastgesteld voor nieuwe inkooprapportage met KPI’s.  

Inkoopuitgaven
De inkoopuitgaven van de gemeente over 2021 bedragen circa €881 mln. In 2021 is 1 Financiële Administratie in gebruik genomen (1FA). Op basis van de spend zijn de inkoop categorieën opnieuw opgezet en gelabeld om de basis te verbeteren.

De grootste daling ten opzichte van 2020 heeft plaatsgevonden bij de productcategorie “kantoor- en bedrijfsvoeringsmiddelen” (afname van 40%) en bij GWW (aanleg en onderhoud)” met een afname van 34%. Een grote stijging is te zien bij de productcategorieën “externe inhuur” met een toename van 44% en “vervoer en emballage” met een toename van 92%”.

Maatschappelijk Verantwoord Inkopen (MVI)
Met de uitvoering van het Actieplan Maatschappelijk Verantwoord Inkopen levert de organisatie via inkoop een bijdrage aan de gemeentelijke beleidsdoelen:

• Sociaal inkopen (inclusief Social Return On Investment) zorgt ervoor dat meer mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt aan het werk komen.
• Duurzaam en circulair inkopen leidt tot onder meer minder uitstoot van CO2, een betere luchtkwaliteit en een beperking van het grondstoffengebruik van de gemeente.
• Innovatiegericht inkopen zorgt voor betere en innovatieve oplossingen.
• MKB-vriendelijk inkopen leidt tot versterking van de regionale economie.
• Internationale sociale voorwaarden moeten waarborgen dat onze producten onder fatsoenlijke arbeidsomstandigheden, zonder kinderarbeid en milieuschade elders op de wereld zijn gemaakt.

In 2021 zijn door de inkooporganisatie 79 aanbestedingsprocedures met een opdrachtwaarde boven de € 214.000 afgerond. De volgende figuur laat zien in hoeverre Maatschappelijk Verantwoord Inkopen is toegepast bij deze aanbestedingsprocedures.
Bij circa 8% van alle aanbestedingsprocedures (6) is geen invulling aan MVI-beleidsdoelen gegeven;
Bij circa 92% van alle aanbestedingsprocedures (73) is aan tenminste één MVI-beleidsdoel invulling gegeven. Bij 57% van alle aanbestedingen zijn drie of meer MVI-doelen ingevuld.

Social Return On Investment
Bij ruim 82% van alle aanbestedingsprocedures (65) was sprake van social return on investment. Dit kan door opdrachtnemers op verschillende manieren worden ingevuld conform het zogenaamde ‘Bouwblokkensysteem’. Meer informatie hierover is terug te vinden in het programma Werk en Inkomen onder Social Return.

Internationale Sociale Voorwaarden (ISV)

Bij 10% van alle aanbestedingsprocedures (8) was sprake van toepassing van Internationale Sociale Voorwaarden. Dit lijkt weinig, maar valt te verklaren doordat slechts enkele inkoopcategorieën als risicocategorie zijn aangemerkt. De internationale sociale voorwaarden zijn alleen van toepassing op risicocategorieën. In het oog lopend zijn met name de aanbestedingen waarbij de gemeente natuursteen inkoopt voor de openbare ruimte, zoals de herinrichting van de Plaats, de omgeving van het stadhuis en het Piet Heinplein. Als ondertekenaar van het Tru-Stone-convenant vraagt de gemeente aan haar leveranciers om hun ketenverantwoordelijkheid te nemen en het nodige te doen om arbeidsomstandigheden bij de productie van natuursteen te verbeteren.

Duurzaam en circulair inkopen
Bij circa 76% van alle aanbestedingsprocedures (60) was sprake van duurzaam en/of circulair inkopen. In vrijwel alle aanbestedingen in het fysiek domein zijn duurzaamheidscriteria meegenomen, met name op het gebied van materiaalgebruik (duurzaam beton) en de inzet van duurzaam bouwmaterieel. Ook is in de meeste gevallen gebruik gemaakt van de milieukostenindicator. De inspanningen van de gemeente op het gebied van duurzaam aanbesteden heeft ook landelijk erkenning gekregen. Den Haag staat nu zesde op de lijst van ‘Top 25 duurzame opdrachtgevers’ die in oktober 2021 door Bouwend Nederland is gepubliceerd. In het bedrijfsvoeringsdomein is voor twee belangrijke gemeentebrede contracten – bedrijfskleding en kantoormeubilair - ingezet op circulariteit. Dit betekent dat gebruikte kleding en kantoormeubilair op een zo hoogwaardige manier wordt hergebruikt. Bij steeds meer aanbestedingen wordt als eis opgenomen dat leveringen en goederen zero emissie plaatsvinden. Dit gebeurt voor facilitaire leveringen onder meer via de hub Stadslogistiek in het Forepark.

Innovatiegericht inkopen
Bij 23% van de aanbestedingsprocedures (18) was sprake van innovatiegericht inkopen. We hebben bij de aanbesteding voor kantoormeubilair ervaring opgedaan met de inkoopmethodiek Rapid Circular Contracting, waarbij door partnerschap met de leverancier wordt gewerkt aan zo hoog mogelijke mate van circulariteit.

MKB-vriendelijk inkopen
Er is actief gewerkt aan MKB vriendelijk inkopen. Hierbij kan gedacht worden aan drempelverlagende maatregelen, perceelindeling of toepassing van de percelenregeling, waardoor (regionale) MKB-bedrijven meer kansen krijgen om ook in aanmerking te komen voor (delen van) grotere opdrachten. Zo is de grens van meervoudig onderhands aanbesteden voor werken tijdelijk verhoogd tot 3 miljoen. En bij meervoudig onderhandse aanbestedingen is de maatregel doorgevoerd om minimaal twee geschikte partijen uit de regio uit te nodigen. Ook zijn er pilots gedaan met aanbesteden op 3 A4 waarbij de opdracht compact wordt beschreven en de inschrijflasten worden beperkt.

Contract Gazprom
Gazprom Marketing & Trading Retail Limited is een Engelse aftakking van moedermaatschappij Gazprom. Deze Engelse aftakking is kantoorhoudend in Nederland. Het huidige contract met Gazprom Marketing & Trading Retail Limited loopt eind 2022 af. Er is sprake van een optiejaar (voor 2023). De gemeente ambieert om geen gebruik te maken van dit optiejaar en start zo spoedig mogelijk met een nieuwe aanbesteding (wanneer er een opdrachtgever is). De markt is momenteel erg onzeker en onvoorspelbaar; niet bekend is of de nieuwe aanbesteding tot een nieuwe overeenkomst (met ingangsdatum 1 januari 2023) leidt. Uiterlijk in september 2022 zal het besluit genomen moeten worden over het optiejaar.