Overhead

Beleidsverantwoording per activiteit

 
Overhead primair proces
De aansturing van de primaire processen gebeurt door de diensten. Alle leidinggevenden en de managementondersteuning binnen de gemeentelijke organisatie maken onderdeel uit van de overhead.

Centrale bedrijfsvoering
Om de gemeentelijke primaire processen goed te laten verlopen is professionele ondersteuning op bedrijfsvoering nodig. In 2021 is de integraliteit van de bedrijfsvoering verder toegenomen door de vorming van één dienst Bedrijfsvoering.  
Het afgelopen jaar is zowel binnen deze dienst, als in relatie met andere diensten, geïnvesteerd in het versterken van het samenspel en de samenwerking. Ook hebben de huidige en toekomstige bedrijfsvoeringsdomeinen gezamenlijk gewerkt aan de versterking van vakmanschap, leiderschap en innovatie. Daarmee is, ondanks corona, de continuïteit van de bedrijfsvoering geborgd. Zo kon de dienst Bedrijfsvoering een sterke basis bieden, waardoor  ambtenaren hun werk voor de stad en inwoners van Den Haag goed en met plezier konden doen.

Ondersteuning bestuu r
De ondersteuning van het bestuur en de strategie en kaderstelling voor de verschillende bedrijfsvoeringsterreinen is onderdeel van de bestuursdienst van de gemeente Den Haag. In de paragraaf bedrijfsvoering wordt de verantwoording over de verschillende bedrijfsvoeringsterreinen nader toegelicht.

Toerekening overhead aan heffingen en tarieven
In de verordening Financieel beheer en beleid 2019 staat dat de overheadkosten worden doorberekend via een opslagpercentage. Dit percentage wordt berekend door het aandeel van de kosten van de overhead uit te drukken in een percentage van de directe kosten van het primair proces. In 2021 bedroeg de maximale opslag van gemeentebrede overhead op de toerekening van personeelslasten aan prijzen en tarieven 33% voor binnendienstmedewerkers en 23% voor buitendienstmedewerkers. Voor buitendienstmedewerkers geldt een andere opslag omdat zij geen gebruik maken van huisvesting en werkplekken.

Verbonden partijen
De gemeente neemt binnen de strategische kernvoorraad deel aan 7 Verenigingen van Eigenaren die als verbonden partij worden aangemerkt. Met deze verenigingen zijn jaarlijkse afspraken gemaakt over het uitvoeren van onderhoudswerkzaamheden aan panden.

Toelichting op grote projecten

Masterplan IT
Het Masterplan IT (RIS305017) voor 2020-2023 ligt goed op koers. Waar eerdere jaren nog veel strategische keuzes te maken waren, ligt het accent nu op uitvoeren en afronden. De bestedingen in 2021 zijn binnen het budget uitgevoerd. Ook voor 2022-2023 verwachten we binnen budget en planning te blijven.
De 5 technische domeinen van het masterplan hebben in 2021 het volgende opgeleverd:

• Werkplek: de projecten en activiteiten zijn in 2021 afgerond, zoals het toegankelijk maken van Werknet in Microsoft Teams. De voorbereidingen voor het project ‘Veilig Samenwerken’ zijn afgerond. Dat betekent dat het in 2022 mogelijk wordt om veilig samen te werken binnen en buiten de gemeente.
• Netwerk: de aanbesteding voor het ‘netwerk as a service’ is in 2021 afgerond. We zijn gestart met de overdracht van het netwerkbeheer van de huidige leverancier naar de nieuwe partij. Afronding: eind januari 2022.
• Datacenter & Cloud: de marktconsultatie voor de aanbesteding van de datacenters startte eind 2021. Deze aanbesteding is nodig vanwege aflopende contracten. De uitkomsten van de marktconsultatie zijn januari 2022 bekend.
• Security: de aanbesteding van de monitoring en responsdienst is in 2021 voorbereid. Start: januari 2022. Hiermee kan de gemeente de security op het bedrijfsnetwerk in de gaten houden.
• Continue verbetering: het jaarplan voor 2022 is klaar. De geplande initiatieven vanuit het Masterplan IT voor 2022 en 2023 passen binnen het budget. Het jaarplan is, zoals ieder jaar, getoetst door KPMG en voorzien van aanbevelingen. KPMG heeft de plannen van 2022 positief beoordeeld.

Concernbrede Informatiesystemen
Met behulp van het investeringsbudget voor concernbrede informatiesystemen zijn ICT-projecten uitgevoerd voor het verbeteren van de gemeentelijke informatievoorziening. Het investeringsbudget is primair bedoeld voor ICT-projecten gerelateerd aan innovatie, bestuurlijke doelen en/of gemeentebrede ICT-oplossingen. Enkele voorbeelden zijn: de vernieuwingen van het platform waarop DenHaag.nl en MijnDenHaag draaien, de implementatie van een gemeentebreed zaak- en contactregistratiesysteem zodat informatie van inwoners en ondernemers eenduidig en makkelijk te ontsluiten is en het programma Haal Centraal waarmee gegevens uit de basisregistraties sneller en beter toegepast kunnen worden voor de gemeentelijke processen en dienstverlening.

Aanschaf hardware/software
Aanschaf hardware/software betreft reguliere vervanging van hardware (zoals servers, switches en overige netwerkapparatuur) en vervanging of updates van software van de aan bedrijfsvoering gerelateerde IT systemen.

Verbouwing Fruitweg 17
Het pand Fruitweg 17 wordt duurzaam geschikt gemaakt voor 500 medewerkers en voor dienstverlening door de gemeentelijke diensten SZW en OCW. Dit is nodig omdat de huidige huisvestingslocatie aan de Binckhorstlaan binnenkort niet meer beschikbaar is.

Diverse investering installaties
Het sprinklersysteem op het Spui is vernieuwd. Ook is groot onderhoud gepleegd aan het tunnelcomplex van de parkeergarage.