Onderhoud kapitaalgoederen

Beleidskader
De gemeente is verantwoordelijk voor het optimaal inzetten van haar vastgoed ter uitvoering van bestuurlijk vastgestelde doelen. De gemeente draagt zorg voor efficiënte en gemeentebrede beleidsvorming op het gebied van ontwikkeling en realisatie, beheer en inzet van het gemeentelijk vastgoed. Het planmatig laten uitvoeren van eigenaarsonderhoud is hier een belangrijk onderdeel van. Het streven is om aan alle panden onderhoud uit te voeren conform een éénduidige systematiek. Daarbij wordt in principe een strikte scheiding tussen het eigenaarsonderhoud en het huurdersonderhoud gemaakt, in overeenstemming met het Burgerlijk Wetboek. De gemeente is op basis hiervan uitsluitend verantwoordelijk voor het laten uitvoeren en bekostigen van het eigenaarsonderhoud. Daar waar de gemeente zelf ook gebruiker is, geldt uiteraard dat de gemeente ook het gebruikersonderhoud verzorgt.

De gemeentelijke vastgoedportefeuille wordt onderhouden conform de methodiek van conditie gestuurd onderhoud (NEN2767). In deze systematiek wordt gekeken naar de staat van de afzonderlijke bouwelementen. Afhankelijk van de conditie wordt er een kwaliteitsscore aangegeven van 1 (uitstekend) tot 6 (zeer slecht).

In de op 20 februari 2014 door de gemeenteraad vastgestelde ‘Nota Vastgoed’ (RIS269126) is beschreven dat het streven is om voor panden die structureel onderdeel uitmaken van de vastgoedportefeuille de conditiescore minimaal op niveau 3 (redelijk) te krijgen en/of te houden en per bouwelement in te grijpen wanneer conditie 4 (matig) wordt geconstateerd. Per pand kan er afhankelijk van het toekomstperspectief, locatie en representativiteit op bouwdeelniveau gedifferentieerd worden in het kwaliteitsniveau van onderhoud. De meerjarige onderhoudsplannen (MOP’s) worden per object periodiek geactualiseerd.

Verduurzaming Meerjaren Onderhoudsplannen
Reguliere verduurzamingsmaatregelen worden op natuurlijke vervangingsmomenten uitgevoerd zoals bijvoorbeeld het isoleren van een dak wanneer de dakbedekking vervangen moet worden, of vervanging door energiezuinigere installaties. Dit betekent dat bij de periodieke inspecties van panden ook de energetische staat van het pand in beeld wordt gebracht en wordt opgenomen in de Duurzame Meerjaren OnderhoudsPlannen (DMOP’s). Met deze informatie kunnen vanuit de DMOP verduurzamingsscenario’s onderzocht worden. Geplande onderhoudswerkzaamheden met verduurzaming als neveneffect worden gefinancierd vanuit de DMOP, overige verduurzamingsmaatregelen worden uit daarvoor specifiek beschikbaar gestelde middelen gefinancierd. De DMOP ondersteunt de opgave het vastgoed in overeenstemming met de gemeentelijke doelstellingen versneld transitie klaar te maken. De aanpak voor de energietransitie staat in hoofdlijnen beschreven in de paragraaf vastgoed.

Financieel resultaat 2021
Door het gemeentelijk vastgoed als één complex te beschouwen, kunnen schaal- en efficiencyvoordelen behaald worden. De gemeente heeft een Centrale Reserve Onderhoud Vastgoed om grote  pieken en dalen op te vangen in de (structurele) onderhoudslasten. De huidige gemaximeerde bovengrens van de reserve is op € 8,0 mln. gesteld.

In 2021 was in totaal een realisatie van € 19,282 mln. geraamd. Begroot was dat een deel van deze kosten gedekt zouden worden uit incidentele middelen (€ 2,578 mln.), een bijdrage van € 0,478 mln. voor specifieke uitkeringen sport (SPUK) en uit de voorziening van de Telextraat (€ 0,650 mln). Structureel is 10,961 mln. beschikbaar in 2021. Het tekort van € 4,615 mln. is begroot als onttrekking aan de onderhoudsreserve.

De werkelijke uitgaven waren in 2021 € 4,306 mln. lager dan begroot. In totaal was de incidentele bijdrage  € 0,582 mln. hoger dan begroot. De onttrekking aan de voorziening was echter € 0,499 mln. lager dan begroot. Ook de Specifieke Uitkering Sport (SPUK) was € 0,304 mln. lager dan begroot. De onttrekking aan de reserve is hierdoor € 4,085 mln. lager dan begroot.
Onderstaande tabel geeft het verschil weer tussen het onderhoudsbudget o.b.v. de meerjarenonderhoudsplanning voor 2021 en de werkelijke uitgaven in 2021
(=Financieel resultaat)

Bedragen x € 1.000

N.B.:         
Het onderhoud op programma Stadsontwikkeling en Wonen wordt voornamelijk bekostigd uit de reserve Strategisch vastgoed. Omdat dit vastgoed tijdelijk in beheer is zijn er geen structurele onderhoudsmiddelen beschikbaar (muv de woonwagenlocaties).

Afwijkingingen op Meerjarenonderhoudsplan (MOP)
Voor alle objecten die in gemeentelijk beheer zijn met een verwachte beheertermijn van minimaal vijf jaar is een meerjaren onderhoudsplanning opgesteld. Deze planning fluctueert van jaar tot jaar en wijkt daardoor in principe altijd af van het structurele onderhoudsbudget dat elk jaar gelijk is. In 2021 is in sprake van een onderbesteding t.o.v. de begroting van € 4,306 mln.

Onderhoudsplanningen zijn een leidraad op basis van vaste cycli. Afwijkingen daarop kunnen tot een onder- of overbesteding leiden. Door toepassing van de systematiek van conditie gestuurd onderhoud kan gepland onderhoud afwijken van de cyclus omdat onderhoud nog niet nodig is. Om de overlast bij de gebruikers/huurders te beperken en de exploitatie niet onnodig te verstoren wordt er soms in afstemming met de exploitant bewust gekozen voor het bundelen van werkzaamheden van zowel de huurder als de eigenaar om de sluitingsperiode en overlast zo kort mogelijk te laten zijn. Dit geldt ook voor het combineren van onderhoudswerkzaamheden met verduurzamingsmaatregelen.

In de begroting wordt getracht deze aspecten zo goed als mogelijk in te schatten en wordt ernaar gestreefd de begrote bedragen daadwerkelijk in te zetten. In de praktijk is de onderhoudsbegroting een ambitieplanning en veranderen omstandigheden en inzichten waardoor afwijkingen ten opzichte van de begroting niet te voorkomen zijn. Met name bij grotere onderhoudswerkzaamheden kunnen de werkzaamheden in het lopende jaar in gang worden gezet maar vindt de uitvoering en facturering grotendeels plaats in het volgende jaar. Het afgelopen jaar heeft de Covid-19 pandemie in enkele gevallen in afstemming met de huurders ook geleid tot verschuiven van uitvoeringsmomenten. Daarnaast zijn het afgelopen problemen met levering van materialen en onderdelen merkbaar waardoor werkzaamheden pas later uitgevoerd kunnen worden. Onderbesteding ten opzichte van de begroting is bij onderhoud dan ook meer regel dan uitzondering. Het streven blijft uiteraard de besteding aan te laten sluiten bij de begroting.

Tot slot kan er sprake zijn van onvoorzien onderhoud en calamiteiten. Per pand wordt daar jaarlijks een klein bedrag voor gereserveerd voor het verhelpen van bijvoorbeeld daklekkages. Het komt echter ook voor dat elementen die normaal gesproken tijdens de levensduur van een pand niet vervangen hoeven worden toch gebreken vertonen en herstel of volledige vervanging toch noodzakelijk is.
Naast de bovengenoemde algemene verklaring van verschillen onderstaand een verklaring voor de grootste verschillen ten opzichte van de planning 2021 per programma. Alleen programma’s met een afwijking groter dan € 0,100 mln. worden toegelicht.    

Toelichten per programma met afwijking > € 0,100 mln.

05 - Cultuur en Bibliotheek
De onderbesteding wordt met name veroorzaakt door:

• Prinsegracht 27:  € 0,255 mln. Onderhoudswerkzaamheden maken onderdeel uit van een investeringsproject. Voor deze laatste was er geen budget opgenomen in 2021. Inmiddels is er opdracht verstrekt.
• Neptunsstraat 90: € 0,140 mln. Door problemen met de materiaal levering is er later gestart. Werkzaamheden zijn nu in uitvoering maar nog niet afgerond. Hierdoor is er ook niet volledig gefactureerd.
• Spui 189-195: € 0,103 mln. Per abuis zijn hier de meerwerk kosten voor de adviseur opgevoerd in de onderhoudsbegroting. Opdracht verstrekking is correct gelopen
• Op diverse locaties zijn er kleinere opdrachten die in 2021 nog niet voltooid waren en daardoor ook niet gefactureerd.

06 - Onderwijs
De overbesteding wordt met name veroorzaakt door:

• Donker Curtiusstraat 4: € 0,468 mln. Ten behoeve van de noodvoorzieningen voor de nieuwbouw van de Oase, zijn er aanzienlijk meer kosten gemaakt. Al deze opdrachten zijn in overleg en goedkeuring met Onderwijsbeleid uitgevoerd. Onder deze kosten vallen ook de huurkosten van de tijdelijke unit op de locatie.

07 - Werk en Inkomen
De onderbesteding wordt met name veroorzaakt door:

• Speelzijde 8: € 0,065 mln. Door de onzekere toekomst van deze locatie zijn de werkzaamheden opgeschort.
• Op diverse locaties zijn er kleinere opdrachten die in 2021 nog niet voltooid waren en daardoor ook niet gefactureerd.

08 - Zorg, welzijn, jeugd en volksgezondheid
De onderbesteding wordt met name veroorzaakt door:

• 1ste Eeldepad 1-3: €0,701 mln. Door problemen met de vergunningsverstrekking is er laat in het jaar aanbesteed. Inmiddels is de aanbesteding afgerond en zijn de werkzaamheden gestart.
• Newtonstraat 4V: € 0,108 mln. Werkzaamheden in combinatie met verbouwing door huurder. Door het ontbreken van voldoende middelen bij de huurder is het project uitgesteld.

10 – Sport
De onderbesteding wordt met name veroorzaakt door:

• Teijlerstraat 128: € 0,432 mln. Er is laat in het jaar opdracht verstrekt door problemen met de vergunningen. Na aanbesteding ontstonden er problemen met materiaal leveringen.
• Vlaskamp 3-5: € 0,235 mln. Wordt veroorzaakt door een zeer gunstige aanbesteding die ver onder de geraamde kosten uit kwam.
• Panamaplein 30:  € 0,100 mln. Betreft revisie van de luchtbehandeling, onderzoek gestart in 2021 maar nog niet afgerond.
• Schimmelweg 200: € 0,093 mln. Uitgesteld in overleg met huurder.
• Verder zijn er veel lopende opdrachten waarvan in 2021 door de leverancier nog geen rekening is verstuurd omdat de werkzaamheden nog niet volledig zijn afgerond.

11 - Economie
De onderbesteding wordt met name veroorzaakt door:

• Churchillplein 10: € 0,100 mln. Diverse openstaande en niet in 2021 volledig uitgevoerde en gefactureerde opdrachten.

12 - Mobiliteit
De onderbesteding wordt met name veroorzaakt door:

• Telexstraat 3:  € 0,350 mln. De HTM heeft diverse werkzaamheden uitgevoerd. Afgesproken is dat de gemeente de gemaakte kosten vergoed aan de HTM na oplevering van de werkzaamheden. Deze eindafrekening is nog niet ontvangen en beoordeeld. .
• Telexstraat 3: € 0,150 mln. voor vervangen gevel kozijnen. Door tekorten aan materialen is het werk pas in januari 2022 gestart, oplevering wordt verwacht in mei 2022.

13 - Stadsontwikkeling en Wonen
De onderbesteding wordt met name veroorzaakt door:

• Saturnusstraat 60: € 0,100 mln. Opdrachten zijn pas laat in het jaar verstrekt waardoor oplevering pas plaats vindt in januari/februari 2022.
• Jupiterkade 11-16, € 0,100 mln. De sloop van deze locatie is opgeschort vanwege noodzakelijke opvang asielzoekers.

14 - Stadsdelen, Integratie en Dienstverlening
De onderbesteding wordt met name veroorzaakt door:

• Celebesstraat 2-4:  € 0,107 mln. Tot tweemaal toe is de vergunning geweigerd, hierdoor heeft er nog geen aanbesteding plaats kunnen vinden. De vergunning wordt geweigerd omdat de Welstandscommisie van de Gemeente Den Haag zich niet kan vinden is de voorgestelde buitenwandafwerking ten behoeve van de verduurzaming van dit object.

15 - Financiën
De overbesteding wordt met name veroorzaakt door:

• Oosterbeek 3: € 0,100 mln. Door de onzekere toekomst van deze locatie zijn de werkzaamheden opgeschort.